När vi hör ordet förändring så tenderar vi att tänka på svårigheterna som associeras med det. Fokus riktas kanske på de tekniska implementeringarna som krävs för att förändra systemet, procedurer, eller applicerade lösningar. Våra erfarenheter som vi har från att prata med våra kunder är att den svåraste delen som tar mest energi när det kommer till change management är att hantera sig själva och sina anställda. Den medvetna förändringsledaren är högst medveten om hur mycket han/hon kommer att utmanas i och med förändringen, vilket är att ändra människors vanor. De vet samtidigt att organisationen måste vara redo för den förändringen.
Hur ser man att en organisation är redo att förändras?
För att beskriva detta, på ett humant plan, det vill säga vad det innebär att vara redo för förändring och hur du kan arbeta för att bli redo, så ska jag hänvisa till en metafor som handlar om en elefant, en ryttare och en stig. Det är hämtat från boken “Switch: How to Change Things When Change Is Hard” skrivet av Chip och Dan Heath. Enligt den här metaforen är så kan en människa som står inför förändring liknas en ryttare som kämpar för att rida en elefant.
Ryttaren symboliserar den logiska sidan av våra tankar. Elefanten, å andra sidan kan liknas vår emotionella sida. Stigen är förändringen som måste ske. Genom att stå inför ett vagt mål och stig som måste avklaras för att nå fram, så kan vi se att ryttaren och elefanten beter sig instinktivt. Elefanten – våra känslor – reagerar med rädsla och rymmer. Ryttaren får panik och om det inte finns en noggrann karta, så kan han/hon inte hålla elefanten i schack. Om dessutom stigen är svår och slingrande, så hamnar hela resan på en annan destination än tänkt, med resenärer som är omtumlande.
När vi arbetar med klienter, så är vårt mål att förbereda organisationen på bästa sätt inför och genom förändringen. Om jag skulle beskriva att vara redo för förändring med säljverktyg i en organisation så skulle det se ut så här:
Den motiverade elefanten
Ju högre motivering och förberedelse för förändringen, ju högre energi att ta tag i kostnaderna som kommer med en förändring. Vad är basen av motivation? ADKAR modellen och dess första två element: medvetenhet och önskan – kommer till undsättning. Du måste få dina anställda att få förståelse förståelse varför föreslagen ändring är nödvändig. Visa dem hur mycket tid och energi som det tar att jobba som de gör i dagsläget, och se till att samla data från olika källor (emails, noteringar och från deras minne). Visa de hur många gånger, eftersom det inte finns tillräckligt med kunskap om kunderna, som flera anställda har kontaktat de på samma gång.
Ett av det fundamentala misstagen som görs av förändringsledare är att anta att en förståelse av konsekvenserna för nuvarande arbetssätt kommer att leda till en vilja och göra era anställda redo för förändring. Ingenting kunde vara mer felaktigt. Skapa istället ett behov att vilja att förändras. Visa fördelarna av att implementera det nya verktyget – för hela organisationen och på det individuella planet. Rättfärdiga valet av den lösningen. Fördelarna med detta, citerat av våra klienter är:
- Snabb access till data: Information om kunder försvinner inte längre i anteckningsböcker eller bland miljontals mejl.
- Förmågan att spåra historiken av tidigare händelser med kunden
- Tydligt ordnade processer
- Mer tid för värdefullt arbete
Med rätt dos av energi som behövs för att genomgå en förändring så kommer det att ge motivation för att dina anställda ska bli involverade i att lära sig det nya systemet samt börja arbeta med det. Se till att ta fram den här energin baserat på behovet och viljan att förändras.
Ryttaren som vet vägen
Ju tydligare målet är som vi strävar efter, ju högre självförtroende hos ryttaren kan uppnås. För att klargöra målet behövs en exakt översikt med visionen av förändringen. Visionen av att arbeta med det nya systemet består av:
- En beskrivning av organisationen efter förändringen: hur kommer processerna att se ut – vilka av dem kommer att förändras och hur: vad kommer att förbli detsamma;
- Förväntade beteenden hos deltagarna av förändringen – vilken data de bör registrera i systemen och när det ska ske, hur ofta;
- Beskrivningar av nya elementen i arbetsdagen (adderande datapunkter som tidigare inte har samlats in, möten, nya element av processen),
- Mätningar av framgång i förändringen – hur kan jag veta att att vi har uppnått målet?
Med klart definierade mål, så kommer teamet med mottagare att fokusera på att nå fram till målen. Om du också visar en klar och realistisk plan för att nå målen, så kommer ryttaren inte ha någonting annat att göra än att följa stigen framåt, i enlighet med riktlinjer. Knowledge (K i ADKAR-modellen) om hur förändringen kommer att implementeras är precis lika viktigt som själva förändringen i sig. Bygg och presentera en plan för individuell involvering i implementationsprocessen. Planera tiden de kommer att spendera för att färdigställa uppgiften. Slutligen – skapa träning och efter-implementering supportplan baserat på analysen av användares behov.
Den räta stigen
Gör så att omgivningen stöttar förändringen. Genom att att implementera nya säljverktyg, så bygger vi processelement så att dessa i sig leder användaren till nästa steg. Automatisering kommer att hjälpa – i systemet. Vi bistår med kunskap som behövs för att utföra dagliga arbetsuppgifter. Med en enkel tillgänglighet till kunskapsresurser och information om produkter från säljsystemet så kan du snabbt hänvisa till relaterade artiklar under ett samtal med kunden. Skapa säljmöten runt verktygen och referera till informationen som finns lagrade i systemet. Glöm existerande rapportmetoder. På så vis kommer du att skapa en miljö som supporterar användare genom att använda den nya lösningen.
Med rätt nivå av motivation, en tydlig vision av målen, och ett system som supporterar att utveckla nya vanor, är vi redo för förändring. Vi bör komma ihåg, men att vara redo att förändras är det tillståndet som vi ska hålla fast vid tills vi når målen. Det är därför det är så viktigt att konstant mäta nivån på att vara redo i organisationen genom hela säljsystem implementationsprocessen.
Vill du lära dig mer om vad det innebär att vara redo för förändring? Känner du att din organisation kan ha användning av change management workshop? Kontakta oss!
Vi uppmanar dig också att följa oss på LinkedIn.
Artikel av Justyna Sobczak
