Digital Transformation, Artificiell Intelligens. Cloud Teknologi, Internet of Things.. Vi hör om det varje dag, men vilka teknologier kan implementeras i ett franchisenätverk? Våra klienter känner sig ofta vilsna i en labyrint av teknologiska termer och undrar vilka lösningar som faktiskt kommer att tillåta dem att främja deras dagliga arbete, automatisera manuella aktiviteter och förbättra franchisetagarupplevelsen för varje steg av cykeln.
Å andra sidan, vill franchisegivare uppnå bästa möjliga ROI vid digital transformation. Då kanske ni undrar vilka processer som ska digitaliseras i första hand för att reducera kostnader., eller hur man använder teknologi för att skala upp just er verksamhet och samtidigt öka intäkter.
I det här inlägget, kommer vi att dela med oss av våra bästa tips som kommer att ge svar på dessa frågor, och ge exempel på funktioner som fungerar bra även i franschisenätverk.
Hur kan du planera din digitala omvandling?
Vi börjar med planen. Nedan presenterar jag exempel på steg som vi går igenom med våra kunder för att kunna utveckla och implementera en digitaliseringsstrategi i deras företag. Det bör göras med effektiv implementering av någon av valda teknologier.
- Göra en Analys
- Prioritera aktiviteter
- Optimering av Affärsprocesser
- Implementering av cloud teknologier
- Implementering av artificiell intelligens och IoT
Behöver analys – vilken affärsprocess kräver optimering?
Första steget är att analysera processen i organisationen och definiera vilka av dem som är mest ineffektiv och ta mest tid för både franchisetagare och anställda hos franchisegivaren.
Låt oss titta närmare på perspektivet för franchisetagaren. Vad är det tyngsta och tidskrävande i deras dagliga arbete? Här finns några exempel:
- Onboarding i frachisekedjan. Franchisetagaren spenderar mycket tid på formaliteter som relaterar till öppning av butiken och samarbete, precis som att lära sig av processen om given verksamhet för att börja driva deras affär effektivt.
- Beställning av goods. Ofta beställer franchisetagaren hundratals av produkter varje dag som de manuellt måste addera till respektive order.
- Problemlösning under ditt dagliga arbete. Vad gör man när det blivit ett missförstånd i en faktura eller leverans eller en ny betalningsmodell har blivit introducerad, och det är oklart hur den ska användas? På grund av bristen på en välorganisaerad kunskapsbas så måste franchisetagare kontakta servicecentret eller deras regionala representant för att hitta en lösning.
- Rapportera och reparera misslyckanden. När ett kylskåp som är fullt av produkter går sönder, så är en väl strukturerad process behövlig för att effektivt. Ibland kan franchisegivaren rapportera ett misslyckande, men de kan inte mäta framstegen, så de slösar tid på att kontakta servicecenter över telefon. Titta på en video för att se processen.
- Ingen övergripande bild av butikerna på webben. Franchisetagare behöver ha insikter om resultat för just deras butik, en översikt över alla anläggningstillgångar och historiken om misslyckade utrustningar, men behöver samtidigt ha en lista över granskningar som de alltid kan referera till. Ofta så behöver de söka efter den här informationen i andra icke relaterade system, och ännu en gång slösa dyrbar tid för dra slutstser om deras verksamhet.
När dessa processer är definierade, så är den potentiella effekten av deras optimering ihopräknade. Till exempel, tid som spenderas på att onboarda nya franchisetagare, och placera ordrar kan minimeras.
Från huvudkontorens synvinkel är en annan fördel att lägga mindre tid på repetitiva aktiviteter för att serva Franchicetagare. Timmar sparas och kan istället läggas på att utveckla verksamheten och att attrahera nya franchisetagare. Med en växande verksamhet, kan en person serva fler franchisetagare eller kandidater.
Prioritera aktiviteter – Välj områden som kommer att få bäst effekt
När du har definierat alla ineffektiva områden, så är det värt att överväga var optimering kommer att ge mest affärsnytta – som att sänka kostnader eller att öka intäkter.
Vi skiljer också ut kvalitativa effekter, dvs. de vars ekonomiska fördelar är svåra att mäta omedelbart, men baserat på branschens kunskap och signaler från kunden vet vi att de kommer att påverka verksamheten på lång sikt. Ett exempel på funktionalitet som ger kvalitativa effekter kan vara introduktionen av en portal eller en mobilapplikation för franchisetagare, där de kan kontakta huvudkontoret direkt, leta efter svar på frågor, rapportera problem och följa utvecklingen av deras lösning eller ha tillgång till all information om sin egen butik.
Prioritering betyder att skilja på de viktigaste processerna och funktionerna som producerar de största kvantitativa och kvalitativa effekten.
Optimering av era verksamhetsprocesser – vad är värt att förbättra innan vi implementerar teknologin?
Ofta så räcker inte bara teknik för att uppnå dessa resultat. När ni bestämmer vilka processer som ska optimeras först, överväg om ineffektiviteten enbart beror på bristande teknik, eller om det kanske finns processer som är dåligt konstruerade. Ett vanligt misstag i digitala omvandlingar är ett försök att digitalisera gamla och ineffektiva processer, vilket minskar bekvämligheten med att använda det framtida systemet och ta del av affärseffekterna av implementeringen.
Processoptimering kan göras på två sätt. Det första sättet är att lista ut stegen i den aktuella processen. De kan exempelvis beskrivas med BPMN-metoden (Business Process Model and Notation). Då är det möjligt att se vilka steg i processen som kräver mest manuellt jobb, eller är mest repetitiva. Dessa är nämligen stegen som ska digitaliseras. Med detta tillvägagångsättt kommer målprocesserna inte att skilja sig mycket från de ursprungliga målprocesserna, och ni kan se resultat att digitaliseringen kommer att ta bort flaskhalsar i er organisation.
Det andra sättet är att forma om hela processen. Det här kan vara nödvändigt om team länge har utfört sina uppgifter på samma vis, samtidigt som affärsbehoven har förändrats sedan länge och nya, ofta orelaterade IT-lösningar används. För att utforma processen är det nödvändigt att definiera målet som de givna operationerna ska uppnå och ange de steg som är nödvändiga. Nästa steg blir då att fördela rollerna bland inblandade, efter den nya processen. Det är värt att förkorta genomförandetiden och minimera antalet involverade personer för denna process.
Vår Digital Advisory avdelning kan hjälpa er med att analysera era behov, optimera processer och räkna på affärsvärdet.
Implementering av Cloud teknologi – Genomförande av en träffsäker plan
I det här avsnittet ska jag använda ett exempel på det fiktiva nätverket Your Store, som du kanske redan känner igen från klippet tidigare. Låt oss anta att franchisegivaren har beslutat att digitalisera utvalda processer som för närvarande har högsta prioritet och förväntade affärsresultat, definierade under tidigare steg
Företaget vill automatisera verifierings-, utbildnings-, och onboardingprocessen – så att en person kan ge service till flera kandidater, och utan att ändra på antalet i teamet vill de rekrytera flera franchisetagare. Din butik vill också implementera en portal för franchisetagare för att ge tillgång till en interaktiv kunskapsbas. Tack vare denna kan användarna lösa vardagliga problem snabbare och kan arbeta mer självständigt. Portalen bör innehålla all ekonomisk information om butiken, Audit-historik, och göra det möjligt för användarna att rapportera ett ärende.
Implementeringen av teknik är ett viktigt ögonblick i hela den digitala transformationen. I vår praktik börjar vi med en analys före genomförandet. Vi genomför sedan fördjupade intervjuer om de processer som ska digitaliseras med sina användare för att ge dem bästa upplevelse av målsystemet. Analysen täcker också IT-ekosystemet eftersom den implementerade plattformen ofta är kopplad till data från andra databaser, t.ex. Från det finansiella systemet.
Under implementeringen levereras enskilda delar av systemet till klienten, vanligtvis med två veckors sprints. Efter varje period får användarna en presentation av efterföljande effekter och har fortfarande en inverkan på målsystemets form.
Du kanske frågar hur man bäst mäter dessa effekter. För att bedöma användarnöjdhet med systemet skapar vi ofta specialundersökningar eller övervakar helt enkelt vilka moduler som används och hur ofta.
Vi mäter dessutom affärseffekter: Hur många kandidater per anställd som rekryterar före och efter implementationen, Hur mycket tid franchisetagare spenderar på administrativa aktiviteter. På så vis kan vi bedöma hur de mål och förväntningar som satts i analysfasen har uppnåtts.
AI implementation – fortsatt optimering av processer som digitaliserats.
Så när är rätt tid att implementera de ”fashionabla” teknikerna som alla pratar om? Oftast är detta nästa fas av implementeringen, för tack vare IoT (Internet of Things) eller artificiell intelligens kan vi dessutom förbättra de processer som redan digitaliserats i den första fasen.
Till exempel: med hjälp av IoT-teknik kan vi ansluta sensorer till enheter i butiken och sedan kommer ett kylskåpsfel att upptäckas och rapporteras automatiskt och vidarebefordras till en queue, som vanligtvis hanterar den här typen av ärenden. Tack vare IoT kan teknik ersätta människor i det första steget i processen.
I sin tur behöver artificiell intelligens tillräcklig mängd data för att den ska kunna ge de förväntade resultaten. När rekryteringsprocessens redan finns i systemet kan vi identifiera och diskvalificera kandidater med hög risk snabbare, vilket dessutom sparar rekryteringsavdelningen tid.
I systemet kan vi också ha varje franchisetagares orderhistorik tillgängligt. Baserat på den så kan ordrar skapas per automatik. Franchisetagarens uppgift blir att acceptera dem. En annan förbättring av denna process kan baseras på Adaptive Vision – efter att ha tagit foton av butikshyllor bedömer systemet leverans behovet och gör en beräkning till nästa order i samarbete med artificiell intelligens.
I den här artikeln har jag presenterat en modellprocess som kan användas för att skapa och genomföra en digital strategi inom franchisebranschen. Naturligtvis är varje företag annorlunda, så vårt tillvägagångssätt skiljer sig beroende på behoven hos kunden vi arbetar med.
Kontakta gärna oss om du behöver support i någon del av den digitala omvandlingen eller om vill få inspiration att ta beslut om funktioner som ska implementeras för bästa affärs- eller kvalitetseffekter.
Artikel av Justyna Jezierska.
Vi uppmanar dig att följa oss på LinkedIn!
