Som ett implementeringsföretag följer vi våra kunder under hela vägen för att välja den bästa lösningen för att stödja deras affärsprocesser (såsom försäljning) från affärsanalysstadiet till det fullständiga genomförandet. Vi analyserar processer, designar lösningen och lanserar slutligen ett fungerande verktyg. Våra kunder ägnar sin tid åt att stödja oss med sina kunskaper så att vi kan fullständigt anpassa systemet till deras behov.
Men i ett sådant projekt, kan vi bara fokusera på den tekniska aspekten? Har vi råd att förbise framtida systemanvändare? Även om vi investerar tid och ekonomiska resurser i att köpa och anpassa systemet, det är bara halva striden. Den andra hälften är människor som kommer att använda detta nya verktyg genom att mata in data och arbeta med designade processer, få ut värdefulla rapporter. Och förändringsarbete handlar om just denna mjuka aspekt av implementeringen.
Förändringsarbete och ett framgångsrikt implementering av systemet
Både praxis och statistik visar hur viktigt det är att ta hand om den mänskliga aspekten av varje implementering. Å ena sidan visar statistik att endast 30% av IT-systemimplementeringarna slutar med fullständig systemadoption. Bristen på någon metod för förändringshantering i projektet anges som den viktigaste faktorn som orsakar en så låg adoption. Å andra sidan, vår erfarenhet visar att ju mer uppmärksamhet ägnas åt personalhantering under implementering, desto snabbare kan vi förvänta oss att systemet antas fullt ut. Så vad går förändringsarbete ut på i ett implementeringsprojekt? Det är nämligen att utföra lämpliga analyser och hitta rätta verktyg som hjälper framtida användare att lära sig, snabbt implementera och slutligen arbeta effektivt i systemet.
Implementering är bara början
Att implementera ett nytt system innebär en förändring för varje systemanvändare. Och denna förändring kommer att gälla kompetens, kunskaper, processer och ofta organisationsstrukturer. Framtida systemanvändare måste ge upp sina nuvarande dagliga vanor eller gamla processer. Oavsett hur många positiva effekter implementeringen av det nya systemet kommer att ha, kommer inlärningsprocessen att vara en stor utmaning. Att vara medveten om vilken inverkan det kommer att ha på enskilda individer blir en utgångspunkt för att underlätta och effektivisera denna process och som ett resultat anta systemet snabbare och lättare.
Implementeringen av ett effektivt system är toppen av isberget. Det innebär mycket jobb, både relaterat till affärs- och teknisk analys, samt arbete med människor – framtida systemanvändare. Effektiv hantering av ett implementeringsprojekt består av både affärsmässiga och tekniska delar, samt den mänskliga faktorn som egentligen är kärnan i förändringshantering.
Det är den första artikeln där vi tittar på förändringsarbete i organisationer och i nästa artikel kommer vi att berätta varför så många som 30% av alla IT-implementeringar misslyckas.
Vill du lära dig mer om förändringsarbete, eller kanske tycker du att din organisation kan delta i workshops för förändringshantering? Kontakta oss!
Vi rekommenderar dig även att följa oss på LinkedIn.
Artikel av Justyna Sobczak.
