Att implementera ett nytt verktyg innebär många utmaningar för hela organisationen. Dels utmaningar som är knutna till själva skapandet av det nya systemet, med konkreta uppgifter som kräver en grundlig plan och effektiv implementering och dels är det de utmaningar som berör det svåra ämnet att hantera människor i förändring.
Detta inkluderar att motivera, minska motståndet samt stödja användare i inlärningen av det nya systemet. För båda typerna av utmaningar behöver vi ett effektivt team som hanterar dessa på lämpligt sätt. Så hur ska det se ut och vilka roller och ansvar bör change management teamet bestå av?
Sponsor
En av de viktigaste och mest karakteristiska rollerna i change management projekt är rollen som sponsor. Vanligtvis är sponsorn den person som anvarar för företagets strategi. Det kan vara en styrelseledamot eller en någon med en högt uppsatt executive titel inom organisationen. Sponsorens huvuduppgift är naturligtvis att sponsra förändringen i samband med finansiering och beslutet att starta change management projektet. Men dennes roll slutar inte där. På grund av sin position i organisationen har sponsorn en särskilt viktig roll i processen.
Först och främst ska denne kunna kommunicera ut “förändringsvisionen” under hela implementeringen och förstärka nödvändighetskänslan och behovskänslan. Styrelsen ansvarar för organisationens riktning och utvecklingsstrategi, så dess auktoritet är ett av de viktigaste elementen som motiverar förändringen. Men det slutar inte där. Tack vare sin insikt i hela organisationen kan – och bör – sponsorn ta bort hinder på vägen till projektets framgång. Sponsorens ansvar är också att motivera förändringsledningen att samarbeta.
Ledare för förändring
Ingen förändring fungerar utan en ledare, det vill säga en person som känner till både målet och vägen till det och ständigt strävar efter att genomföra planen. Ledarens roll är att införa förändring från början till slut. Hen gör det genom att skickligt engagera rätt personer i organisationen och övervaka motivationsnivån. Den här personen övervakar graden av beredskap för förändring bland mottagarna och reagerar genom att aktivera lämpliga personer, som sponsorer eller avdelningschefer. Viktigast är att ledaren känner till intressenterna för förändringen, deras kommunikationsbehov, och vid implementering av ett nytt arbetsverktyg – vet vilka utbildningsbehov användarna kommer att ha. På grundval av detta, med inblandning av lämpliga resurser, bygger ledaren en plan för change management.
Förändringsagenter
Ju mer komplicerad förändringen är desto mer stöd behövs i dess ledning. När det gäller mer komplexa organisationsstrukturer bör ledaren anlita “förändringsagenter”, som oftast finns bland chefer i team som arbetar med verktyget. Genom att vara nära ett team och känna till deras dagliga arbete och utmaningar kan förändringsagenter effektivt hantera uppgifter på teamnivå samt bygga tillräcklig energi och öppenhet för det nya systemet. Vad mer är, i anpassningsfasen är det förändringsmedlen som direkt övervakar systemanvändningen och kan svara därefter. De berömmer och belönar de första prövningarna och framgångarna. När de ser att användaren har problem med att använda systemet ger de ytterligare support.
Systemadministratör
Att utveckla rollen som systemadministratör är oerhört viktigt i implementeringen av Salesforce – oavsett komplexiteten i dess arkitektur. En sådan persons uppgifter kan vara mycket grundläggande, men ändå relevanta uppgifter, som att ge behörighet till nya användare eller återställa lösenord. Systemadministratören hanterar också den tekniska utvecklingen av verktyget och stöder affärsteamet i dess rätta konfiguration. Du kan antingen skapa en sådan roll inom teamet eller använda stöd från en implementeringspartner – som Cloudity. Oavsett beslutet är dock systemadministratören nödvändig för att verktyget ska fungera korrekt och därmed dess fullständiga godkännande i organisationen.
Rollerna som presenteras ovan är den absoluta grunden för effektiv hantering av alla förändringar i implementeringsprojekt. Projektets storlek och det totala antalet intressenter av förändringen – liksom den inverkan det kommer att få på dem – kommer att avgöra om vi kommer att involvera tre eller flera personer i ovanstående roller. Det är värt att komma ihåg att ett sådant team borde existera redan från början av förändringsprocessen, och dess roll slutar bara när den antagna nivån för systemadoption nås.
Vill du lära dig mer om change management? Känner du att din organisation skulle behöva workshops för change management? Kontakta oss!
Följ oss gärna på LinkedIn.
Artikel av Justyna Sobczak
